POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES
officepartners.pl
Obowiązuje od 5 sierpnia 2026 r.
W skrócie: dane są używane przede wszystkim do prowadzenia konta, obsługi zamówień, płatności, dostaw, reklamacji i kontaktu. Cookies analityczne lub marketingowe wymagają odpowiedniej zgody w panelu cookies, jeśli przepisy jej wymagają.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych osób korzystających ze sklepu officepartners.pl jest Kom-Pap Office Partners Marian Stępień, ul. Niepołomicka 6, 93-467 Łódź, NIP 7271352453, REGON 100800401 (dalej: „Administrator” lub „my”).
W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się przez e-mail sklep@officepartners.pl, telefon +48 42 689 80 79 albo listownie na adres Administratora. 
2. Zakres i źródła danych
Przetwarzamy tylko dane potrzebne do konkretnego celu. Mogą to być: imię i nazwisko, firma, NIP, adres dostawy i rozliczeniowy, e-mail, telefon, dane konta klienta, treść korespondencji, dane zamówienia i reklamacji, informacje o płatności (bez pełnych danych karty), historia zakupów, dane dotyczące montażu lub serwisu oraz dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, identyfikatory cookies, typ urządzenia, przeglądarka i zdarzenia w serwisie.
Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od osoby składającej zamówienie w imieniu firmy, z systemów płatniczych, od przewoźników, partnerów leasingowych lub serwisowych oraz – w relacjach biznesowych – z publicznych rejestrów, takich jak CEIDG, KRS lub wykaz podatników VAT.
Nie należy przekazywać danych innych osób bez podstawy prawnej i bez poinformowania ich o przekazaniu. Osoba składająca zamówienie dla odbiorcy powinna upewnić się, że może podać jego dane do dostawy.
3. Cele, podstawy prawne i czas przetwarzania
Proces Cel Podstawa Okres
Konto klienta utworzenie i obsługa konta, historia zamówień art. 6 ust. 1 lit. b RODO – umowa o konto do usunięcia konta, potem przez okres potrzebny do obrony roszczeń
Zamówienie i sprzedaż zawarcie i wykonanie umowy, kontakt, faktura art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązki prawne przez realizację umowy, następnie okres podatkowo-rachunkowy i przedawnienia roszczeń
Płatność i dostawa obsługa płatności, wysyłki i odbioru art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez realizację i rozliczenie umowy, potem okres roszczeń i obowiązków prawnych
Reklamacje i zwroty rozpoznanie żądania, kontakt i dokumentacja art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO; art. 6 ust. 1 lit. f – obrona roszczeń do zakończenia sprawy, następnie do upływu właściwych terminów roszczeń
Kontakt i zapytania udzielenie odpowiedzi, przygotowanie oferty art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed umową; albo lit. f – komunikacja do zakończenia rozmowy, a gdy potrzebne – do upływu terminu roszczeń
Montaż, serwis, leasing wycena, realizacja usługi lub przekazanie wniosku partnerowi art. 6 ust. 1 lit. b RODO; ewentualnie zgoda lub obowiązek prawny zależnie od procesu przez obsługę sprawy i okres wymagany umową lub przepisami
Księgowość i podatki faktury, ewidencje, rozliczenia art. 6 ust. 1 lit. c RODO przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi
Bezpieczeństwo i roszczenia logi, zapobieganie nadużyciom, dowody art. 6 ust. 1 lit. f RODO – bezpieczeństwo i ochrona praw do utraty przydatności danych, nie dłużej niż wymaga cel i terminy roszczeń
Newsletter wysyłka zamówionych informacji handlowych art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; wymagane zgody komunikacyjne do wycofania zgody, wypisania się lub trwałego zakończenia newslettera
Analityka i marketing cookies pomiar korzystania ze strony, skuteczności kampanii i dopasowanie treści art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, gdy wymagana; zapis/odczyt zgodnie z PKE do wycofania zgody lub upływu życia identyfikatora; szczegóły w panelu cookies
Okresy są liczone z uwzględnieniem przepisów szczególnych. Dane mogą zostać usunięte wcześniej, jeśli nie są już potrzebne i nie istnieje obowiązek ich zachowania, albo przechowywane dłużej, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
4. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych wymaganych w formularzu zamówienia jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonania umowy. Bez adresu dostawy, danych kontaktowych lub wymaganych danych rozliczeniowych realizacja zamówienia może być niemożliwa. Podanie danych do założenia konta jest konieczne, jeśli użytkownik chce z tej usługi korzystać, ale zakup bez konta powinien pozostać możliwy, o ile funkcjonalność sklepu na to pozwala.
Zgoda na newsletter, analitykę lub marketing nie jest warunkiem dokonania zakupu. Odmowa albo wycofanie takiej zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania ani na realizację zamówienia.
5. Komu możemy ujawnić dane?
Dane mogą otrzymywać podmioty działające na nasze zlecenie lub jako odrębni administratorzy, wyłącznie w zakresie potrzebnym do ich zadania. Należą do nich w szczególności:
• Shoper S.A. i dostawcy infrastruktury IT, hostingu, poczty elektronicznej, obsługi technicznej, bezpieczeństwa i kopii zapasowych;
• operator płatności Przelewy24 oraz banki i organizacje płatnicze uczestniczące w wybranej płatności;
• przewoźnicy wybrani do zamówienia, w szczególności InPost, GLS, ORLEN Paczka DHL, FedEx i inni;
• biuro księgowe, dostawcy systemów fakturowych oraz doradcy prawni, podatkowi i audytorzy;
• producenci, dystrybutorzy, dostawcy, instalatorzy i autoryzowane serwisy, gdy uczestniczą w dostawie, montażu, gwarancji lub reklamacji;
• LeaseLink lub inny wybrany finansujący, jeśli użytkownik uruchomi proces leasingowy; partner ten określa własne zasady przetwarzania danych;
• Ceneo i dostawcy narzędzi analitycznych lub marketingowych, w tym Google, tylko w zakresie wynikającym z aktywnych integracji oraz udzielonych zgód;
• organy publiczne lub inne podmioty uprawnione na podstawie prawa.
Shoper może działać jako podmiot przetwarzający dane sklepu, a w odniesieniu do niektórych własnych pomiarów platformy również na zasadach opisanych w swojej informacji prywatności dla odwiedzających sklepy internetowe. Operator płatności, przewoźnik, finansujący lub serwis mogą być odrębnymi administratorami danych w zakresie własnych obowiązków.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy technologii, w szczególności podmioty z grupy Google, mogą przetwarzać dane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Takie przekazanie powinno następować wyłącznie zgodnie z rozdziałem V RODO, np. na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, odpowiednich ram certyfikacyjnych albo standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi zabezpieczeniami.
Zakres faktycznego transferu zależy od uruchomionych integracji i wyborów dokonanych w panelu cookies. Informacje o zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem lub zapoznając się z informacjami danego dostawcy.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
W granicach przewidzianych przez RODO osobie przysługuje prawo: dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie.
Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest skuteczny bez potrzeby wykazywania szczególnej sytuacji. Przy innych operacjach opartych na art. 6 ust. 1 lit. f RODO należy wskazać szczególną sytuację, chyba że wynika ona z okoliczności.
Żądanie można przesłać na sklep@officepartners.pl lub adres pocztowy Administratora. Przed realizacją możemy zweryfikować tożsamość w zakresie koniecznym do ochrony danych. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca; w przypadkach przewidzianych prawem termin może zostać przedłużony, o czym poinformujemy.
Osobie przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem. Dane kontaktowe organu są dostępne na uodo.gov.pl.
8. Profilowanie i decyzje automatyczne
Sklep i narzędzia analityczne mogą tworzyć podstawowe segmenty lub statystyki na podstawie zachowania w serwisie, np. oglądanych kategorii, źródła wizyty lub aktywności zakupowej. Jeżeli wymagana jest zgoda na cookies, takie działania są uruchamiane zgodnie z wyborem użytkownika.
Administrator nie podejmuje wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. Decyzje leasingowe mogą być podejmowane przez zewnętrznego finansującego na zasadach określonych w jego własnej informacji prywatności.
9. Newsletter i komunikacja handlowa
Newsletter jest wysyłany tylko osobom, które się na niego zapisały i udzieliły wymaganych zgód. Zapis powinien być dobrowolny, jednoznaczny i oddzielony od akceptacji regulaminu zakupów.
Z newslettera można zrezygnować w każdej chwili za pomocą linku wypisu w wiadomości albo przez kontakt ze sklepem. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszej wysyłki. Możemy zachować minimalną informację o sprzeciwie lub wypisie, aby nie wysyłać kolejnych komunikatów i wykazać respektowanie żądania.
Informacje dotyczące realizacji zamówienia, płatności, dostawy, bezpieczeństwa konta lub reklamacji nie są newsletterem i mogą być wysyłane na podstawie umowy lub obowiązku prawnego.
10. Czym są cookies i podobne technologie?
Cookies to niewielkie pliki lub identyfikatory zapisywane w urządzeniu albo odczytywane z niego podczas korzystania ze strony. Podobne technologie obejmują m.in. local storage, piksele i identyfikatory pomiarowe. Mogą utrzymywać sesję, koszyk, ustawienia prywatności, bezpieczeństwo, statystyki i pomiar kampanii.
Niektóre cookies są sesyjne i wygasają po zamknięciu przeglądarki, inne pozostają przez czas wskazany w panelu cookies lub do ich usunięcia. Dokładna lista może zmieniać się wraz z aktualizacją Shopera i integracji, dlatego wiążąca lista aktualnie wykorzystywanych kategorii oraz ich dostawców powinna być dostępna w panelu „Ustawienia plików cookies”.
11. Kategorie cookies używane w sklepie
Kategoria Cel Zasada użycia Przykładowi dostawcy
Niezbędne działanie koszyka, logowanie, bezpieczeństwo, zapamiętanie wyborów prywatności, obsługa płatności są konieczne do żądanej usługi; nie służą dodatkowej analityce lub reklamie Shoper i infrastruktura sklepu
Funkcjonalne dodatkowe ustawienia i wygoda korzystania, integracje uruchamiane przez użytkownika zgoda, jeśli przechowywanie lub dostęp nie są ściśle konieczne np. moduły zewnętrzne zależne od aktywnej funkcji
Analityczne statystyki odwiedzin, rozwój sklepu i oprogramowania, pomiar użycia zgoda użytkownika Shoper, Google Tag Manager / narzędzia Google, Ceneo – zgodnie z konfiguracją
Marketingowe pomiar kampanii, dopasowanie reklamy lub atrybucja zgoda użytkownika dostawcy wskazani w panelu, jeśli dana integracja jest aktywna
12. Narzędzia zewnętrzne widoczne w sklepie
Shoper – platforma sklepu zapewnia działanie serwisu, kont, koszyka, formularzy i mechanizmu zgód. W publicznym kodzie strony znajduje się również mechanizm pomiarowy Shopera uruchamiany po zgodzie platformowej. Szczegóły dotyczące własnych pomiarów Shopera są dostępne w informacji linkowanej z panelu cookies.
Google Tag Manager / narzędzia Google – kontener może służyć do uruchamiania tagów pomiarowych po właściwej zgodzie. Sam Tag Manager jest mechanizmem zarządzania tagami; zakres danych zależy od tagów faktycznie aktywnych w kontenerze.
Ceneo – na stronie wykryto kod pomiarowy Ceneo. Może on mierzyć skuteczność kampanii lub przekierowań zgodnie z ustawieniami i zgodami użytkownika.
LeaseLink – skrypt i odnośniki leasingowe mogą łączyć użytkownika z zewnętrznym serwisem finansującym. Po przejściu do serwisu LeaseLink dane są przetwarzane według zasad tego podmiotu. Dane nie powinny być przekazywane do wniosku leasingowego bez działania użytkownika lub właściwej podstawy.
Przelewy24 – po wybraniu płatności internetowej użytkownik jest kierowany do środowiska operatora lub korzysta z jego komponentów. Operator otrzymuje dane konieczne do przeprowadzenia i zabezpieczenia płatności oraz realizuje własne obowiązki prawne.
13. Zarządzanie zgodami i cookies
Przy pierwszej wizycie użytkownik może zaakceptować wszystkie opcjonalne cookies albo dostosować zgody według kategorii. Brak zgody na opcjonalne cookies nie powinien blokować podstawowych zakupów.
Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać przez ponowne otwarcie ustawień cookies dostępnych w sklepie. Cookies można też usuwać lub blokować w przeglądarce, jednak zablokowanie cookies niezbędnych może uniemożliwić logowanie, zachowanie koszyka albo płatność.
Opcjonalne tagi nie powinny uruchamiać się przed zgodą. Wycofanie zgody działa na przyszłość; nie cofa zgodności wcześniejszego przetwarzania, ale powinno zatrzymać dalsze używanie danej kategorii i – w miarę możliwości – usunąć odpowiednie identyfikatory.
14. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie połączenia TLS, kontrolę dostępu, kopie zapasowe, aktualizacje, ograniczenie uprawnień i współpracę z dostawcami zapewniającymi bezpieczeństwo usług.
Użytkownik powinien chronić hasło do konta, nie używać go w innych serwisach i nie udostępniać osobom trzecim. Podejrzenie przejęcia konta lub naruszenia danych należy niezwłocznie zgłosić Administratorowi.
15. Zmiany polityki
Polityka obowiązuje od 5 sierpnia 2026 r. Może być aktualizowana w razie zmiany prawa, funkcjonalności sklepu, dostawców, zakresu danych lub sposobów przetwarzania. Aktualna wersja powinna być stale dostępna w sklepie wraz z datą obowiązywania.
Jeżeli zmiana wpływa istotnie na sposób przetwarzania lub wymaga nowej zgody, użytkownicy zostaną poinformowani odpowiednio do charakteru zmiany, a zgoda zostanie pozyskana ponownie, gdy jest to konieczne.